Hat auch bei Ihnen die Meeting-Ermüdung eingesetzt? Ich möchte heute ich mit Ihnen ein paar Überlegungen über den „Purpose“ teilen – und wie Sie mit seiner Hilfe Ihre virtuellen Meetings beleben können. Denn „meeting fatigue“ (Besprechungsermüdung) greift in Woche 4 des Arbeitens auf Distanz um sich.
Meetings lösen selten Jubelschreie aus
Virtuelle Meetings tun dies noch viel weniger: Die erste Begeisterung darüber, dass man einander wenigstens am Bildschirm sehen kann und dass es eine mute—Funktion gibt, ist abgeklungen. Das ist auch kein Wunder. Virtuelle Meetings verlangen uns deutlich mehr Disziplin und Konzentration ab als Besprechungen von Mensch zu Mensch. Technische Schwierigkeiten fordern ihren Tribut. Und wir müssen ohne körpersprachliche und atmosphärische Information auskommen. Diese brauchen wir aber, um die Interaktion geschmeidig und flüssig zu halten („Wer redet als Nächster? Ah, Kollegin X schaut so aus als würde sie dringend etwas sagen wollen“).
Wenn Sie nun an einem Meeting mit unklarer Zielsetzung oder mit vielen unterschiedlichen TOPs teilnehmen, wird es schnell anstrengend. Dieses Risiko steigt, wenn die Vorbereitung fehlt. Wir beenden solche Meetings ausgelaugt und manchmal frustriert. Deshalb arbeite ich mit Purpose-Orientierung – egal, ob es sich um Strategieentwicklung oder eine Meeting-Agenda handelt.
Der Purpose bringt’s auf den Punkt: Za wos?
Ist Ihnen der Begriff „Purpose“ schon einmal untergekommen? Wenn Sie im Management tätig sind, dann möglicher Weise. Wenn Sie wie ich Organisationen dabei unterstützen, sich weiter zu entwickeln und Schwierigkeiten zu meistern, dann höchstwahrscheinlich.
Der Purpose oder „Sinn und Zweck“ einer Organisation (auch: Existenzgrund) ist ein Begriff, der sich in letzter Zeit verbreitet hat, auch ins psychosoziale Feld hinein. Dort wird er mit Resilienz in Verbindung gebracht: wer den eigenen Lebenszweck kennt, verfügt über eine Orientierung und innere Sicherheit, die in schwierigen Zeiten leitet und unterstützt.
Auf Organisationen übertragen hat die Suche nach dem Purpose die Suche nach Leitbild und Mission abgelöst. Der Purpose ist die Antwort auf die Frage „Wozu gibt es uns?“. Dabei ist er nicht philosophisch, sondern sehr lebenspraktisch gemeint – er antwortet immer auf einen realen Bedarf: „Wozu braucht es uns?“.
Ihn heraus zu schälen erfordert Besinnung, innere Klarheit und mitunter Geduld. Sie erkennen ein schlagkräftiges Team daran, dass die Teammitglieder diese Arbeit bereits geleistet haben und eine schnelle, eindeutige, aussagekräftige Antwort parat haben – sie sind „am Punkt“ mit dem Satz, den sie formulieren. Er „sitzt“ und hat Kraft, die Sie auch von außen wahrnehmen können.
„Sehr interessant, aber was hat das mit diesen unendlich vielen virtuellen Meetings und Videokonferenzen zu tun, denen ich nun ausgesetzt bin?“, mögen Sie nun vielleicht denken.
Der Bedarf entscheidet
So wie ein sorgfältig geklärter Purpose einer Organisation als Kompass für Entscheidungen dient und Orientierung gibt, so profitiert auch jedes Meeting von einer Klärung, auf welchen Bedarf es antwortet:
Ist es Informationsweitergabe? Ist es Feedback zu einem Vorhaben? Ist es die Notwendigkeit, gemeinsam Ideen zu entwickeln für eine Problemstellung? Ist es Entscheidungsfindung – und handelt es sich um eine Konsultation oder tatsächlich um eine Entscheidung im Team? Ist es soziale Verbundenheit und Austausch? Oder etwas anderes?
All diese Bedarfe erfordern eine unterschiedliche Vorgangsweise. Ist der Purpose eines Meetings geklärt, leiten sich davon die weiteren Entscheidungen ab:
- Welches Design unterstützt diesen Sinn & Zweck?
- Wer muss am Meeting (bzw. an welchen TOPs) teilnehmen, um den Purpose zu erreichen?
- Wann findet das Meeting statt, damit diese Personen auch teilnehmen können? (wer hat zu Hause nicht nur Office, sondern auch Home = Kinderbetreuung oder Lernhilfe zu leisten?)
- Wer übernimmt welche Verantwortung im Meeting (Moderation, Dokumentation,..)?
- Wie kann das Meeting durch Vorbereitung entlastet werden? (z.B. Informationen vorab lesen und Meinung bilden, verpflichtend für alle Teilnehmenden)
- Was wäre ein gutes Ergebnis des Meetings? Und wie sichern Sie dieses Ergebnis?
Das beste virtuelle Meeting ist eines, das nicht stattfinden muss. Das zweitbeste eines, das gute Ergebnisse mit fließender Energie liefert – und noch dazu Platz für Lachen hat. Arbeiten mittels Purpose hilft Ihnen dabei.
(Photo credit: Nick Fewings/ Unsplash)